8. Dowody księgowe elektroniczne

Czy można księgować zdarzenia gospodarcze na podstawie skanów lub zdjęć faktur czy potrzebny jest do tego oryginał? Czy na fakturze elektronicznej nie umieszcza się podpisu osoby księgującej?

W dużych korporacjach często stosuje się skany faktur do księgowania. Przy księgowaniu z reguły na podstawie systemu księgowego (kto się zalogował do systemu w celu księgowania) można zidentyfikować osobę odpowiedzialną za dany zapis, nie ma więc konieczności podpisu. W mniejszych jednostkach skany się po prostu drukuje. Natomiast jeżeli ma Pan na myśli sytuację gdy oryginał papierowy wysyłany jest pocztą a skan np. mailem to musimy pamiętać, że wybieramy tylko jeden z nich do księgowania. I raczej powinien to być oryginał. Zdjęć faktur raczej nie stosujemy ponieważ mogą być niewyraźne jak również trudno jednoznacznie udowodnić źródło pochodzenia a to jeden z wymogów. Zdjęcie faktury można również modyfikować co dyskwalifikuje je pod względem formalnym zgodnie z przepisami UoR.