16. Przykład obiegu dowodów księgowych.

Co w przypadku jeśli system klasy ERP pozwala na przypisanie dekretacji dla określonego typu operacji gospodarczej i księgowanie następuje automatycznie. Czy w takim przypadku nadal na otrzymanej fakturze oznacza się sposób dekretacji, a osoba wprowadzająca do systemu fakturę (informację o otrzymaniu faktury) musi sprawdzić czy księgowanie jest zgodne z dekretacją, czy też można etap dekretacji pominąć?

Dziękuję za ciekawe pytanie. Są systemy ERP np. SAP (na którym ja miałam przyjemność pracować) w których rzeczywiście można ustawić skrót - polecenie w systemie, które już określa dla konkretnego typu operacji jak należy ją zaksięgować (czyli strony i nr kont). Nie oznacza to jednak, że księgowy nie ma obowiązku weryfikowania poprawności księgowania - bo to on używa danego skrótu w systemie księgowym (pod którym pojawia się odpowiednie księgowanie). Jeżeli chodzi o określenie dekretacji, to z reguły ono jednak na fakturze jest - nie zawsze jest pełne tzn podaje oba konta, ale ponieważ faktury są często weryfikowane przez działy odpowiedzialne za dany zakup (jeżeli np. mamy do czynienia z fakturą zakupową) one określają ich tzw. cost centre czyli (czyli centrum kosztów w ramach danego konta) czyli jednak dekretacja jest. Nie spotkałam się z sytuacją gdzie na fakturze w ogóle nie byłoby nr kont (czyli podanej dekretacji). Na księgowym zawsze spoczywa obowiązek weryfikacji poprawności księgowania.

Jeśli jednostka jest mała, czy mogą te całe kontrole przechodzić przez jedną osobę która odpowiada za księgowość. Również, czy może jeden z właścicieli spółki z.o.o. być księgowym danej spółki?

Kontrola przeprowadzana przez jedną osobę nie jest kontrolą jeśli ta sama osoba jest odpowiedzialna za wszystkie 3. Z reguły w takim wypadku księgowy i np. właściciel są odpowiedzialni za weryfikację. Jeżeli właściciel jest równocześnie księgowym z reguły drugi wspólnik odpowiada za weryfikację (jeżeli mówimy o spółce).

Prośba o doprecyzowanie do poprzedniego pytania i odpowiedzi (o sytuację małych spółek + właściciel = księgowy): Jak będzie się sprawa miała w przypadku dowodów własnych, jeśli spółkę stanowią tylko dwie osoby? Jedna z nich wystawi fakturę i się na niej podpisze, następnie kto inny powinien dokonać kontroli merytorycznej, a kto inny formalnej? Wtedy byłyby już potrzebne trzy osoby... Czy w związku z tym istnieje możliwość, żeby mały podmiot sam prowadził księgowość i dokonywał weryfikacji? Dziękuję za odpowiedź!

Jeżeli tak wygląda sytuacja to dwie osoby muszą wystarczyć :)