Wykład stanowi wprowadzenie do ewidencji księgowej. Omawia różnice pomiędzy transakcją a operacją gospodarczą, oraz sposób w jaki należy rozróżnić, które transakcje podlegają wpisowi do ksiąg rachunkowych.
Witam wszystkich na kolejnym wykładzie kursu podstaw rachunkowości. Dziś porozmawiamy o ewidencji księgowej. Jednak zanim przejdziemy do omawiania narzędzi służących do ewidencji księgowej musimy zrozumieć jakie transakcje podlegają zapisowi w księgach rachunkowych. Czy każda transakcja jest operacją gospodarczą? Czy np. zawarcie umowy o wykonanie robót, czy podpisanie umowy z pracownikiem jest operacją gospodarczą? Czy powinniśmy dokonać zapisu w księgach rachunkowych? Na ten moment nie. Transakcja staje się operacją gospodarczą, czyli podlega wpisowi do ksiąg rachunkowych dopiero w momencie kiedy ma wpływ na stan majątku, bądź na źródła finansowania firmy, czyli samo podpisanie umowy z pracownikiem nie wiąże się jeszcze z zapisem w księgach rachunkowych, ponieważ nie mamy kosztu, nie mamy żadnego zobowiązania, nie wpływa to w żaden sposób na nasz majątek, ani źródła finansowania firmy.
Przygotowałam kilka przykładów, które mają mam nadzieję lepiej zilustrować czym różni się transakcja od operacji gospodarczej, może na spokojnie przejdziemy sobie punkt po punkcie, żeby zrozumieć która z poniższych transakcji jest operacją gospodarczą. Podpisanie umowy z pracownikiem: tak jak już wspomniałam nie mamy tutaj do czynienia ze zmianą stanu majątku, czy też ze zmianą stanu źródeł finansowania; jest to na razie etap podpisania umowy, nie wypłaciliśmy temu pracownikowi wynagrodzenia, nie jesteśmy zobowiązani wypłacić mu wynagrodzenia, ponieważ jeszcze nie rozpoczął dla nas pracy w związku z tym jest to na razie tylko transakcja, która jest udokumentowana poprzez umowę z pracownikiem, natomiast nie wiąże się z zapisem w księgach rachunkowych.
Drugi przykład to złożenia zamówienia na dostawę towarów: złożyliśmy zamówienie, natomiast dostawa towarów jeszcze nie nastąpiła, czyli stan majątku nam się nie zmienił, nie zapłaciliśmy również za te towary; tutaj znów ani nie zmienił się stan majątku, ani źródła finansowania tego majątku w związku z tym jest to na razie tylko transakcja i znów udokumentowana poprzez zamówienie, złożenie zamówienia, natomiast nie podlega ona jeszcze wpisowi do ksiąg rachunkowych.
Pozycja trzecia, wypłata wynagrodzenia pracownikowi: tutaj już jest sytuacja ciekawsza, dlatego, że faktycznie wydajemy pieniądze, wypłacamy pracownikowi wynagrodzenie do którego byliśmy zobowiązani; pracownik zaczął już dla nas pracować w związku z tym poprzez wypłatę wynagrodzenia zmienia się nam stan źródeł finansowania, czyli zmniejszają nam się zobowiązania wobec pracowników, ale z drugiej strony zmniejsza nam się też stan środków na rachunku bankowym, czyli zmienia się stan majątku. Przykład trzeci jest więc operacją gospodarczą.
Sporządzenie protokołu reklamacji; tutaj jakbyście odpowiedzieli na to pytanie? Podobnie jak w punkcie pierwszym i drugim sporządziliśmy protokół natomiast sporządzenie protokołu nie wiąże się jeszcze ze zmianą stanu majątku, czy tudzież stanu finansowania; w tym wypadku mamy w ręce tylko protokół, wszelkie wypłaty z tytułu reklamacji i z tytułu gwarancji dopiero będą miały miejsce, na ten moment więc nie jest to jeszcze podstawa do zapisu w księgach rachunkowych.
Ostatni przykład: zakup towaru za gotówkę, tutaj mamy do czynienia z sytuacją w której dostaliśmy towary, zostały one nam dostarczone, czyli zmienił nam się stan towarów i w związku z czym majątku; z drugiej strony zmienił nam się stan środków w kasie - jest więc to operacja gospodarcza.
Odpowiadając na pytanie, które ze zdarzeń poniżej są operacjami gospodarczymi możemy powiedzieć, że jest to operacja trzecia i operacja piąta.
Jak się ma ewidencja operacji gospodarczych do narzędzi? W jaki sposób faktycznie ewidencjonujemy operacja gospodarcze? Wiemy, że w rachunkowości istnieje coś takiego jak bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów i teoretycznie moglibyśmy powiedzieć, że będziemy ewidencjonować nasze operacje gospodarcze odpowiednio do każdej, do każdego z rodzaju aktywów i pasywów. Nie jest to jednak możliwe, dlatego że wtedy stracilibyśmy dużą szczegółowość wszystkich zapisów i w związku z tym powstało narzędzie, które ma nam pomóc, ma nam dać możliwość śledzenia operacji gospodarczych i jest to konto księgowe. Z kontem księgowym ściśle wiąże się zakładowy plan kont, ale o tym powiemy sobie nieco później. Na razie rozpoczniemy omawianiem mechanizmu działania konta księgowego.
