Wykład omawia zasady korygowania błędnych zapisów księgowych w systemach księgowych. Wyjaśnia zasady działania strona czarnego oraz storna czerwonego.
Omawiając tematykę zapisów operacji gospodarczych musimy również wspomnieć o zasadzie korygowania błędnych zapisów. Błędne zapisy zawsze mogą się zdarzyć i musimy wiedzieć w jaki sposób możemy je skorygować. Błędy w zapisach mogą dotyczyć różnych rzeczy: może to być kwestia zaksięgowania tylko na jednym koncie, zaksięgowania na niewłaściwych kontach bądź w niewłaściwej kwocie, po niewłaściwej stronie kont. Można również spotkać się z sytuacja w której nastąpiło pominięcie operacji lub wielokrotne jej zaksięgowanie.
W jaki sposób korygujemy błędy? Zgodnie z artykułem 25 ustawy o rachunkowości dopuszczalne są 2 metody. Pierwsza metoda dotyczy zapisów dokonywanych w formie papierowej co zdarza się w dzisiejszych czasach coraz rzadziej. Ja w swej dotychczasowej karierze nie spotkałam się jeszcze z formą prowadzenia ksiąg rachunkowych w wersji papierowej jednak gdybyśmy mieli do czynienia z taką sytuacją to dopuszczalne jest skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, ale należy zachować przy tym czytelność, a obok poprawki należy umieścić swój podpis oraz datę poprawki tak aby można było śledzić historię zmian.
Jeżeli mamy do czynienia z prowadzeniem ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej to bardziej odpowiednią formą poprawiania błędów jest storno. Jest to zapis korygujący, który wprowadza do ksiąg rachunkowych korektę błędnych zapisów. Wyróżniamy 2 rodzaje storna. Mamy do czynienia ze stornem czarnym i jest to storno, które polega na księgowaniu poprzez zapisy dodatnie; korekta wprowadzana jest na tych samych kontach po przeciwnych stronach bądź poprzez uzupełnienie błędnej kwoty. Poniżej mam przykład storna czarnego, które jest stornem częściowym. Mamy sytuację gdzie należało zaksięgować zakupione materiały, które zostały zakupione z odroczonym terminem płatności na kwotę 500 złotych. Nastąpił błędny zapis na właściwych kontach, czyli zostało użyte konto materiały i konto zobowiązania wobec dostawców, jednak pomyliliśmy się o jedno zero i zamiast 500 złotych zaksięgowaliśmy 50 złotych. Zgodnie z zasadą storna czarnego częściowego doksięgowujemy poprzez korektę stornem czarnym 450 złotych, które jest brakujące na tym koncie - jest to tzw. zapis uzupełniający. Istnieje również storno czarne całkowite, czyli w momencie gdy zaksięgowaliśmy 50 złotych, wyksięgowujemy te 50 złotych poprzez operację odwrotną na odwrotnych stronach kont oraz księgowanie zapisu prawidłowego w wysokości 500 złotych. Musimy tutaj zauważyć, że storno czarne ma jeden mankament, a mianowicie pomimo tego, że zaksięgowaliśmy poprawnie 500 złotych i takie jest saldo tych kont obroty na każdym z tych kont zostały zawyżone po każdej stronie: i po debetowej i po kredytowej o 50 złotych.
Stosując czystość zapisu powinniśmy używać storna czerwonego, które koryguje błędy poprzez zapis liczbami ujemnymi na tych samych stronach kont na których dokonano błędnego zapisu i jest on właśnie preferowany ze względu na niezawyżanie sumy obrotów. Tutaj mamy sytuację gdzie dokonano błędnego zapisu, ale na różnych kontach; powinno to być zaksięgowane na zobowiązaniu wobec dostawców, a zostało na rachunku bieżącym. Zgodnie ze stornem czerwonym poprzez wpis liczby ujemnej korygujemy rachunek bieżący i materiały oraz zapisujemy prawidłowo. Dzięki temu obroty nie zostały zawyżone, a zapis został skorygowany. Mamy jeszcze sytuację kiedy błędy zostały wykryte po sporządzeniu sprawozdania finansowego. Jeżeli one dotyczą roku poprzedniego przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego wtedy powinny one zostać skorygowane w roku poprzednim, zgłoszone biegłemu rewidentowi - sprawozdanie powinno zostać zmienione. Trochę gorsza sytuacja, trudniejsza jest w sytuacji właściwie wtedy kiedy mamy do czynienia z korektą błędu, który dotyczy lat poprzednich, ale sprawozdanie za rok zostało już zatwierdzone. Wtedy taki błąd korygujemy w księgach danego roku, korektę przenosi się na kapitał własny i wykazuje jako zysk, stratę z lat ubiegłych.
Jeżeli w tej chwili nie do końca ten komentarz ma dla Was sens nie przejmujcie się tym, bo będziemy na ten temat korekty błędów jeszcze mówić i na temat sprawozdań finansowych, bilansu, rachunku zysków i strat trochę później. To jest tylko dla Waszej informacji po to, abyście później mogli wrócić do tego zapisu i znaleźć potrzebną informację gdybyście się zastanawiali co powinniście zrobić w takiej sytuacji.
