Wykład wyjaśnia dlaczego potrzebny jest mechanizm konta oraz czym jest zakładowy plan kont.
Konto służy więc do zapisu operacji gospodarczych. Jest pewnego rodzaju reprezentacją zapisu operacji gospodarczych. Znalazłam definicję, która moim zdaniem dosyć dobrze odzwierciedla czym jest konto księgowe: jest podstawowym urządzeniem księgowym, które służy do bieżącej, ciągłej oraz systematycznej ewidencji zdarzeń gospodarczych.
Definicji konta księgowego istnieje wiele, natomiast ta myślę, że oddaje najlepiej główne cechy konta księgowego, które pozwalają na bieżący zapis operacji gospodarczych, na systematyczny zapis, który z drugiej strony daje nam historię konta i pozwala wrócić do operacji gospodarczych, które już zaistniały.
Zgodnie z artykułem 23 ustawy o rachunkowości istnieje pewien wymóg formalny co do zapisu operacji księgowej związany również z kontem księgowym. Każdy zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej jak również numer i rodzaj dowodu księgowego, który stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Ten dowód księgowy to może być np. faktura jeżeli mówimy o sprzedaży towarów. Zapis powinien zawierać także datę tego dowodu księgowego o ile jest ona inna od daty dokonania operacji gospodarczej.
Każda operacja gospodarcza i każdy zapis tej operacji powinny zawierać zrozumiały tekst pewnego rodzaju opis, który objaśnia jakby treść samej operacji. To może być sprzedaż towarów, to może być sprzedaż obuwia jeżeli to jest część naszego asortymentu w firmie; powinien łatwo pozwalać na identyfikację z jakim typem operacji mieliśmy do czynienia. Podajemy również kwotę i datę zapisu i oczywiście to wszystko podajemy oznaczając konto na którym dokonujemy zapisu.
Oznaczenie konta może być cyfrowe i z reguły jest cyfrowe, oprócz tego może występować również nazwa konta. Oznaczenie cyfrowe wiąże się z zakładowym planem kont o którym porozmawiamy nieco później natomiast wspominam o nim w tej chwili, ponieważ możecie spotkać się z sytuacją w której zobaczycie konto i cyferki, które pewnie na początku nic Wam nie powiedzą, natomiast z czasem po poznaniu zakładowego planu kont zaczną mieć sens.
Zapis konta w praktyce głównie spotykany w systemach informatycznych, które służą do księgowania może być w formie dwustronnej bądź jednostronnej i zawierają wszystkie elementy, które zostały wymienione w ustawie. My jednak do celów dydaktycznych będziemy używać zapisu konta w formie tzw. teowej, czyli tzw. szubieniczki. Konto teowe zawiera nazwę konta, po stronie lewej mamy stronę debetową bądź inaczej nazywaną stroną "winien", strona prawa to strona kredytowa, czyli strona "ma" - mamy więc do czynienia z kontem dwustronnym.
Wszelkie operacje dokonywane po stronie debetowej czy stronie winien nazywają się również obciążaniem konta, bądź zapisywaniem w ciężar konta; wszelkie operacje dokonywane po stronie kredytowej czy po stronie "ma" inaczej mówiąc to uznanie konta i zapisywanie na dobro konta. Tak jak wspomniałam to jest przykład konta dwustronnego, same konta dzielimy na: dwustronne i jednostronne. Jednostronnych jest zdecydowanie mniej niż dwustronnych i jednostronne służą głównie do rejestracji, nie posiadają możliwości zapisywania zwiększenia bądź zmniejszenia stanu co jest typowe dla kont dwustronnych i bardziej rejestrują. Tak jak np. chcemy stworzyć listę środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, czy obcych środków trwałych, które posiadamy u siebie na stanie w ramach umowy leasingu.
Konta dwustronne to konta bilansowe i wynikowe. Konta bilansowe jak sama nazwa wskazuje są w jakiś sposób powiązane z bilansem; są powiązane z bilansem w taki sposób, że dla każdej pozycji z bilansu stworzone jest konto, czasami nawet więcej niż jedno, ale o tym powiemy za chwilę. Bilansowe konta służą do ewidencji zachodzących zmian po stronie aktywów i pasywów. W związku z tym wyróżniamy: konta aktywne, konta pasywne i aktywno-pasywne, które mogą znajdować się po stronie aktywów bądź po stronie pasywów w zależności od salda, ale o tym za chwilę.
Mamy również konta wynikowe, które służą do ewidencji operacji wynikowych, tzn. takich operacji, które związane są z przychodami bądź poniesionymi kosztami. Jeżeli dokonujemy zapisu na kontach po przeciwnych stronach, bo jak za chwilę dowiemy się: każda operacja gospodarcza ma zapis dwustronny, podwójny właściwie; jeżeli z jednej strony coś księgujemy po stronie "winien" to z drugiej strony musimy zaksięgować po stronie "ma"- konta, które w tym zapisie biorą udział to konta korespondujące lub przeciwstawne, ale do tego wrócimy za chwilkę na razie porozmawiamy o kontach bilansowych.
